RELACJA Z EDYCJI 2018

Jubileuszowa edycja ADS za nami!

Piąta, jubileuszowa edycja Administrative Directors Summit odbyła się 1-2 marca 2018 roku w Hotelu The Westin Warsaw. Jak co roku szefowie administracji największych organizacji w Polsce z pasją i  zaangażowaniem odpowiadali na trudne wyzwania, dzieląc się swoimi doświadczeniami i wprowadzanymi u siebie rozwiązaniami. Ocena Forum przez jego Uczestników była ponadstandardowa – blisko 91% z nich zadeklarowało ponowny udział w kolejnej edycji.

Emocje                                                                  

Atmosfera na konferencji była bardzo bezpośrednia i ciepła – dokładnie taka jak jej Uczestnicy – osoby, które na co dzień przyjmują trudną rolę poszukiwania złotego środka pomiędzy oczekiwaniami biznesu a satysfakcją pracowników.

Gość specjalny

Forum rozpoczęła prelekcja Jerzego Górskiego (mistrza świata double ironman w triathlonie) zatytułowana Najlepszy. Kiedy słabość staje się siłą. Wyzwoliła ona w Uczestnikach dużo energii, naturalną ciekawość oraz dyskusje kontynuowane jeszcze wiele godzin później w kuluarach. Po inspiracji ze świata sportu, Aleksandra Rejmer (ORANGE POLSKA) przedstawiła case study ze świata HR Praca zdalna na dużą skalę – dobre praktyki dla wysokiej efektywności i bezpieczeństwa biznesu. Prelekcja ta wyzwoliła szereg pytań od publiczności.

Panel strategiczny

dyskusji panelowej prowadzonej przez Mariusza Wiśniewskiego udział wzięli: Karolina Manikowska (GRUPA NOWY STYL), Aleksandra Rejmer (ORANGE POLSKA ), Tomasz Syta (AVIVA) oraz Katarzyna Wierzba (HELIKON MEBLE BIUROWE). Dyskutanci podjęli się trudnego zadania określenia granicy humanizacji miejsc pracy oraz kierunku reorganizacji biur w bliższej i dalszej perspektywie. Dwie kolejne prelekcje nawiązały bezpośrednio do dyskusji, pierwsza – Katarzyny Kałużnej (ING SERVICES POLSKA) dotyczyła biura jako narzędzia komunikacyjnego i wspierającego transformację struktury organizacyjnej, druga – Magdy Szubert (ECOPHON SAINT-GOBAIN) na temat praktycznych skutków wprowadzenia nowych norm ograniczania hałasu w biurach.

Stoliki tematyczne i sesje równoległe

Podczas administracyjnej burzy mózgów, przy stolikach tematycznych Uczestnicy przedstawiali argumenty na rzecz swoich koncepcji dotyczących między innymi sztucznej inteligencji, procesów administracyjnych, które wkrótce przestaną być domeną ludzi, wirtualnej administracji czy filozofii pracy w roku 2020.

Następnie forum zostało rozdzielone na dwie równoległe sesje. W ramach sesji Ramię w ramię z zakupami na drodze do optymalizacji kosztów wystąpili Marek Mazur (EUROPEJSKI FUNDUSZ LEASINGOWY) z propozycją modelowej organizacji procesów zakupowych, Jarosław Pilch (SAVILLS) z panoramą rynku nowoczesnych powierzchni biurowych w największych polskich miastach oraz Maciej Lament (PKP ENERGETYKA), który zaproponował dwie wersje facility managementu – takiego co może przyprawić o ból głowy, jak również alternatywy, która może być dobrą zabawą.

W drugiej sesji @office or home office? – skutecznie przyciągać pracowników do pracy w biurze Marcin Sokołowski i Adam Targowski (SKANSKA) zaprezentowali koncept jak w innowacyjny sposób, przy wykorzystaniu technologii BIM i narzędzi digitalnych, odpowiedzieć na zmieniający się świat i potrzeby pracowników. Z kolei Ewelina Solecka i Adam Stelmach (GRUPA NOWY STYL) zaprezentowali na przykładach rozwiązania meblowe i ich wpływ na akustykę biura, natomiast Sybilla Berwid-Wójtowicz (NESTLE POLSKA) z towarzyszeniem suczki Pixie przedstawiła najnowsze wyniki badań oraz optymalizacje w zakresie organizacji pracy z czworonogami w biurze.

Warsztaty

Interaktywna sesja warsztatów równoległych odbyła się w dwóch rundach i poświęcona była przestrzeni biurowej (Ewelina Solecka, GRUPA NOWY STYL), technikom asertywnej komunikacji z roszczeniowymi pracownikami (Sylwia Królikowska – Evenhuis, VAN DAHLEN GROUP – pierwsza lokata wśród najlepiej ocenionych prelekcji)oraz najlepszym praktykom w zakresie planowania, organizacji i testowania bezpieczeństwa obiektu (Hubert Konopacki, Ekspert). Wiele nieoczekiwanych reakcji wniosła gra planszowa pań: Beaty Osieckiej, Marii Lorenc i Aleksandry Krawsz (KINNARPS POLSKA), w której zadaniem Uczestników było dostosowanie aktywności do pożądanych miejsc w biurze, czyli spersonalizowane poszukiwanie odpowiedniego miejsca do odpowiedniej czynności.

Niespodzianka jubileuszowa

Unikalną atrakcją przygotowaną z myślą o jubileuszu piątej edycji Forum był program rozrywkowy ADMINISTRATYWY 5 – czyli joga uśmiechu o mocnym zabarwieniu administracyjnym! Wystąpienie kabaretowe przygotowane przez wieloletnich członków Rady Programowej: Aleksandra Matuszewskiego (EVERGROWING WB), Dorotę Wiśniewską (PKP ENERGETYKA) oraz Dagmarę Zabrzeską (VOLKSWAGEN FINANCIAL). Osobowość pana Aleksandra, wyświetlane w tle humorystyczne slajdy oraz wspaniała atmosfera sprawiły, że koktajl ten ma szansę na długo pozostać w pamięci Uczestników.

Drugi dzień Forum

Rozpoczęła go brawurową prelekcją Joanna Cembrowicz (VOLVO POLSKA), która opowiedziała historię spełniania sprzecznych oczekiwań przedstawicieli różnych pokoleń w jednym miejscu pracy. Najwięcej emocji wzbudziła zapowiedź rewolucji w cateringu, hot deskingu i przestrzeni biurowej. Po pani Joannie o technologii skoncentrowanej na człowieku mówił Rafał Badowski (MAZDA MOTOR POLAND), a po nim Paweł Łagoda prelekcją o firmowym carsharingu wprowadził słuchaczy w temat dyskusji panelowej, zajmując jednocześnie 3 lokatę na podium wśród najwyżej ocenionych prelekcji Forum. Debata w formule YES or NO wymusiła na Uczestnikach jasne określenie sposobu postrzegania auta służbowego w kategorii motywatora dla pracowników lub przeżytku. Polemika okraszona została dramaturgią zmiany przekonań zaznaczoną przejściem na przeciwną stronę kilkorga z Uczestników. Panel prowadził Aleksander Chyc (BAYER) z zaproszonymi gośćmi: Joanną Cembrowicz (VOLVO POLSKA), Cezarym Mączką (BUDIMEX), Michałem Pawelcem (BLABLACAR) oraz Igorem Święckim (MAZDA MOTOR POLAND).

W kolejnych prelekcjach w bloku tematycznym Zmiany w procesach administracyjnych, które możesz wprowadzić od zaraz! wystąpili: Cezary Mączka (BUDIMEX), Janusz Latacz i Michał Żelichowski (EQ SYSTEM) oraz Marcin Wnuk (KOMPUTRONIK) i Artur Domański (MDK-Media), przedstawiono problem narzędzi w budowaniu zaufania, usprawnianiu obiegu informacji w firmie oraz optymalizacji kosztów energii elektrycznej w infrastrukturze rozproszonej.

Mocny akcent na zakończenie

Po podziale na dwie sesje równoległe w jednej omawiano kwestię Pracowników zmotywowanych do wspierania bezpieczeństwa organizacjiAleksander Chyc (BAYER) oraz Anna Golka i Piotr Bronicki, (ING BANK ŚLĄSKI) natomiast w drugiej na temat minimalizacji ryzyka prawnego w procesach administracyjnych – opowiadali Tobiasz Adam Kowalczyk (VOLKSWAGEN) oraz mec. Aleksandra Minkowicz-Flanek i mec. Agnieszka Wardak (DENTONS) – były to zarazem drugie najwyżej ocenione wystąpienia podczas Forum. Na zakończenie Forum przygotowano dwa niezwykle ciekawe tematy: Bezpieczeństwo i wieloaspektowa ochrona zakładów – strategia, wdrożenie, najlepsze praktyki oraz Facility i BHP wspólnie dla wellbeing pracownika. Na szczególną uwagę zasługuje pierwsza z prelekcji. Marek Trawiński (PGE ENERGIA CIEPŁA)w dostępny sposób opowiedział o rozwoju kultury odpowiedzialności w firmie.

Wszystkim uczestniczącym w Forum składam gorące podziękowania za aktywny udział, energiczne dysputy oraz przede wszystkim za wprost fantastyczną atmosferę jubileuszowej edycji. Przeżywanie wraz z Państwem tego wydarzenia było ogromną przyjemnością, przyniosło wiele satysfakcji i sporo zapału do organizacji kolejnych spotkań w przyszłości, dla całego zespołu BBM.

NAJWYŻEJ OCENIENI PRELGENCI
  • I MIEJSCE:
    Sylwia Królikowska, Prezes, VAN DAHLEN GROUP
    Gdy „Snowflake Generation” chce gwiazdki z nieba
    Średnia 5,3!!! (temat: 5,06; wystąpienie: 5,61) – absolutny rekord, wyjście poza 5. punktową skalę ocen! Gratulacje!!!
  • II MIEJSCE – EX AEQUO
    Tobiasz Adam Kowalczyk, Head of Legal & Public Policy, VOLKSWAGEN
    Administracja wobec wyzwania RODO!
    Średnia 4,9 (temat: 4,88 wystąpienie: 4,94)

    Mec. Aleksandra Minkowicz-Flanek, Partner, DENTONS
    Zapobieganie i przeciwdziałanie skutkom naruszeń prawa przez pracowników
    Średnia 4,9 (temat: 4,84; wystąpienie: 4,95)
  • III MIEJSCE:
    Paweł Łagoda, Dyrektor Obsługi Administracyjnej, ORANGE POLSKA
    Carsharing firmowy jako system optymalizacji wykorzystania zasobów w terenie
    Średnia 4,75 (temat: 4,76; wystąpienie: 4,74)
OPINIE
V Administrative Directors Summit był interesującym forum wymiany wiedzy i doświadczeń, który uczestnikom z naszej Firmy przyniósł wiele praktycznych inspiracji. Szczególnie ciekawe dla nas były „case studies” i warsztaty poświęcone trendom organizacji i planowania przestrzeni biurowej, aranżacji oraz zarządzania zmianą. A także aspekty zarządzania flotą, tak w rozumieniu poszukiwania optymalizacji kosztów, jak motywowania pracowników. Starannie dobrani prelegenci oraz tematy, w tym otwierający z Panem Jerzym Górskim – na długodystansową rozgrzewkę -;) – spełniły nasze oczekiwania i zainspirowały do pracy nad wdrożeniami nowych rozwiązań w budowanej, nowej siedzibie. Cezary Mączka, Vice President Of Human Resources, Administration & Communication, BUDIMEX
Forum po raz kolejny okazało się miejscem, gdzie nawiązujemy bardzo ciekawe kontakty, inspirujemy się (szczególnie warte przywołania w tym obszarze są dwa wystąpienia - p. Pawła Łagody z Orange i p. Katarzyny Kałużny z ING Services Polska), dyskutujemy czy wymieniamy się doświadczeniami w tematach najbardziej gorących (takich jak wystąpienie p. Tobiasza Kowalczyka z Volkswagena związane z RODO). Bardzo chętnie dołączyłam do grupy i czekam na kolejna edycję forum. Katarzyna Pamięta, Dyrektor Biura, PKO UBEZPIECZENIA
Forum Dyrektorów Administracji to miejsce dla ekspertów i profesjonalistów. Dzieliłam się wiedzą i uczyłam od innych. Dziękuję za wspaniałe rozmowy i wymianę doświadczeń z zakresu zwinnych biur, nowoczesnych rozwiązań aranżacyjnych, workplace strategy, przestrzeni pracy 3.0, norm akustyki, zwierząt w biurze i planu doskonałego na przeprowadzkę. Katarzyna Wierzba, Member of The Board, Key Clients Director, HELIKON MEBLE BIUROWE